Projekt EP4A započeo je sastankom održanim 24. i 25. listopada 2016. godine u Zagrebu na kojem su sudjelovale sve 4 partnerske organizacije i pridruženi partner.
Sastanak je omogućio:
okupljanje svih partnera koji su uključeni u projekt na jednom mjesto kako bi se međusobno upoznali i osigurali kvalitetnu komunikaciju između i unutar partnerskih organizacija.
detaljno predstavljanje projekta
dogovor oko različitih procedura za učinkovitu provedbu projekta
reviziju i utvrđivanje ciljeva projekta
utvrđivanje kratkoročnih aktivnosti i zadaća koje treba odraditi
Kick-off sastanak je bio osmišljen na strukturirani način te se sastojao od predstavljanja projekta, predstavljanja svakog radnog paketa zasebno i sastanka Odbora za upravljanje projektom.
Svaki radni paket je prezentiran zasebno s ciljem da se isplaniraju i definiraju različite zadaće koje će omogućiti da projekt EP4A ostvari svoje ciljeve, ishode i rokove. Također, održane su rasprave u vezi organizacije zadaća i odgovornosti sudionika.
Nadalje, oformljen je Odbor za upravljanje projektom. Njegove glavne dužnosti su:
nadzor provedbe radnih paketa i briga da provedba bude u skladu s planom;
nadzor nad projektnim isporukama;
donošenje odluka koje se tiču plana rada i bilo kakvih značajnijih izmjena;
donošenje odluka u vezi izmjena odredbi ugovora s Izvršnom agencijom i partnerskih ugovora;
donošenje odluka u vezi mogućeg preranog završetka/prekida projekta;
rješavanje sporova mirnim putem do kojih bi eventualno došlo tijekom provedbe projekta
usuglašavanje oko objava za medije i zajedničkih publikacija koje se tiču projekta.
