Úvodné stretnutie partnerov projektu EP4A sa konalo 24. až 25. októbra 2016 v Záhrebe (Chorvátsko), za účasti 4 partnerov a asociovaného partnera.
Toto stretnutie umožnilo:
zhromaždenie všetkých partnerov zapojených do projektu (napr. administratívnych, finančných otázok, technických záležitostí, atď.) na jednom mieste, aby sa vzájomne zoznámili a zabezpečili plynulú internú komunikáciu a medzi jednotlivými partnerskými organizáciami, zapojenými do projektu EP4A;
podrobnú prezentáciu projektu;
odsúhlasenie odlišných postupov pre hladkú realizáciu projektu;
preskúmanie a overovanie cieľov EP4A;
stanovenie aktivít a cieľov, ktoré sa majú dosiahnuť v krátkej dobe.
Úvodné stretnutie bolo organizované v štruktúrovanej podobe, pozostávalo z prezentácií pracovných balíkov. Každý pracovný balík bol predložený oddelene, s cieľom naplánovať a definovať rôzne úlohy, ktoré umožnia EP4A splnenie jeho zámeru, cieľov a termínov. V priebehu úvodného stretnutia odzneli taktiež diskusie o organizácii úloh a povinností účastníkov.
Okrem toho bol zriadený riadiaci výbor projektu. Medzi jeho hlavné úlohy bude patriť :
monitorovanie prebiehajúcich prác na každom z pracovných balíkov a zabezpečenie pokroku v zmysle harmonogramu;
kontrola výstupov;
rozhodnutia, týkajúce sa pracovného plánu a akékoľvek zásadné zmeny
rozhodnutia týkajúce sa akýchkoľvek zmien, pokiaľ ide o zmluvy o obchodnom zastúpení a dohody partnerov
rozhodnutie týkajúce sa prípadného predčasného ukončenia / ukončenia projektu
priateľské riešenie sporov vyplývajúcich z realizácie projektu; tlačové správy a spoločné publikácie od partnerov s ohľadom na projekt
