Projekat EP4A je pokrenut 24-25 oktobra u Zagrebu (Hrvatska), uz učešće 4 partnera i jednog pridruženog partnera.
Sastanak je omogućio:
Okupljanje svih partnera uključenih u projekat na jednom mestu, kako bi se medjusobno upoznali, i uspostavili dobru komunikaciju između i unutar partnerskih organizacija uključenih u projekat EP4A
Detaljnu prezentaciju projekta
Dogovor oko različitih procedura za efikasnu implementaciju projekt
reviziju i utvrđivanje ciljeva projekta
Utvrđivanje aktivnosti i ciljeva koje treba postići u kratkom roku
Na uvodnom sastanaku prikazane su prezentacije projekta, prezentacije radnih paketa i održan je sastanak Odbora za upravljanje projektom.
Svaki radni paket je predstavljen odvojeno sa ciljem planiranja i definisanja različitih zadataka koji bi omogućili projektu EP4A da ispuni svoje ciljeve, ishode i rokove. Takođe, održani su i razgovori o organizaciji poslova i odgovornosti učesnika.
Pored toga, na sastanku je formiran i Odbor za upravljanje projektom (Project Management Committee (PMC).
Glavne odgovornosti Odbora uključuju:
Nadzor nad sprovođenjem radnih paketa i osiguranje da se sprovodjenje odvija po planu;
Nadzor nad projektnim rezultatima;
Odluke koje se odnose na plan rada i bilo kakve velike promene;
Odluke o svakoj promeni uslova iz Ugovora sa agencijom i sporazuma sa partnerima;
Odluke koje se tiču preuranjenog završetka/prekida projekta;
Sporazumno rešavanje sporova koje proizilazi izvršenjem projekta
Usaglašavanje izjava za štampu i zajedničkih publikacija sa partnerom koja se tiču projekta
